وظيفة شاغرة للعمانيين فقط.

الغرض:

السكرتير التنفيذي مسؤول عن تقديم خدمات ذات مهنية واحترافية عالية من خلال القيام بالمهام الإدارية للمكتب بالإضافة إلى أعمال تنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات وإعداد المذكرات والرسائل والتقارير والبريد الإليكتروني واستقبال الضيوف والزائرين والإجابة على المكالمات وإعادة توجيهها والرد على الاستفسارات.

إن هذه الوظيفة تعنى بشكل مباشر بالتواصل المباشر والاتصال لذا يجب أن تتوفر لدى المترشح لها أن يتمتع بمهارات اتصال عالية جداً والتخاطب بلباقة عالية.

المسؤوليات الرئيسية

1.إدارة المكتب:

-التأكد من كفاءة وفعالية الخدمات الإدارية والدعم والمعلومات المقدمة

-التعامل مع جميع المراسلات وتحديد الأولويات (الإيميلات والرسائل والطرود...إلخ

-استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة تحويلها في الوقت الملائم

التعامل مع جميع السجلات الورقية والإليكترونية والحرص على ترتيبها وحفظها لضمان سهولة الوصول إليها كلما دعت الحاجة لذلك

-التعامل مع الوثائق والمستندات السرية والحفاظ على إبقائها سرية

-إنشاء وتنظيم الأدوات المرجعية لتسهيل إدارة ومتابعة اللوازم المكتبية.

2.التنسيق والتواصل:

-التنسيق والتواصل بين المكتب ومختلف دوائر وأقسام البنك، وبين المكتب والجهات الخارجية الأخرى

-استقبال الضيوف والزوار بلباقة واحترافية عالية

-حضور الاجتماعات والمؤتمرات وإعداد المحاضر

-الرد على الرسائل والبريد الإليكتروني وغيرها

-تنظيم جدول الأعمال وجدولة المواعيد والاجتماعات

-تخطيط وتنسيق وإدارة الاجتماعات وترتيبات وإجراءات السفر

-إعداد البحوث والتقارير والمعروضات المرئية بدقة وسرعة عاليتين كلما طلب منه ذلك.

-مراجعة وتصحيح مسودات الوثائق والتقارير

المؤهل الأكاديمي: بكالوريوس في الادارة أو مايعادلها ويفضل من لديهم ماجستير في الادارة.

الخبرة العملية: ثلاث سنوات كحد أدنى في مجال السكرتاريا التنفيذية أو أحد المجالات المشابهة.

آخر موعد لاستلام الطلبات 19 أكتوبر 2024م