Job description
Job Summary
Assisting the finance management in various tasks including but not limited to transactional and operations duties.
Roles & Responsibilities
- Addition/Deletion and Maintain Fixed assets
- Advising on Accruals for certain expense heads
- Agreeing on firm dates with salesman on recovery and follow up on the same after review for collection
- Check and approve employees expenses
- Credit notes posting
- Customer visit and relationship building with Customer Finance department
- Dealing problematic customer receivable cases
- Department wise cost center OH reporting
- Employee Receivables
- Follow up the collections of overdue invoices.
- Forecast Bank remittances and Cash Flow
- GL and cost center wise review and reconciliation
- HHT RV Processing & manual RV posting and allocation
- Import expenses hit through various sources to AP, run SLA, verify the transaction and post to GL
- Initiate, review and accept intercompany transactions
- Intercompany Credit management and payment
- Invoice booking
- Legal case handling for customers
- Maintaining relationship with government departments and Police
- Maintaining TMI/CMI data & Charge to BU
- Manual RV's for Key Account customers to be entered on a daily basis
- Month end closing entries and processes for AP/GL/FA
- Month-end Accruals and ad-hoc reporting
- Monthly MIS and related Annexure and Schedule
- AR clean up during the review in ERP
- Other legal work – Municipality permissions etc.
- Passing Journal Vouchers at month-end
- Preparation of BS Schedules
- Receipt Allocation & Reconciliation
- Receivable Review
- Respond to Ad-hoc data requirements/clarifications
- Responsible for payments tracking and AR hygiene for the customers
- Responsible for payments tracking and AR hygiene for the customers
- Sales Review
KPIs
- Accrual Accuracy
- Accuracy of Ad-hoc reporting
- Ad-hoc Reporting accuracy
- AR Hygiene
- Cash Flow Estimation Accuracy
- Closure of legal cases within agreed timeline
- Cost Savings Initiatives – Positive Impact on bottom-line
- Cost-center accounting accuracy
- Customer reconciliation efficiency
- Cut-off Accuracy – Month-end and year-end
- Overdue % • Process Efficiency
- Recoveries from legal cases
- Sales Value
- Strength of Internal Controls
- Timely case filing and tracking
- Timely charging to inter-company for TMI
- Timely closure of month books of accounts
- Timely Financial Reporting to Management
- Value of Vendor over-dues not paid off within due dates
- Vendor Reconciliations - % Vendor Coverage
- Volume/Accuracy of invoices processed
- Support to sales team for collections
- Testing and validating IT related issues and developments
- TMI charging to Intercompany
- Unblocking of Sales Order basis
- Vendor Balance reconciliations
- Vendor Credit management and payment
- Working Capital reports
Work Experience Requirement
5 years + in FMCG financial function
Qualification
- ICWA, B. Com, MBA/MCOM
- ACCA, CPA
Competencies
Accounting Standards and Practices
Financial Compliance
Budgeting
Financial planning and Analysis
Documentation and Reporting
Communicating effectively
Self and Team Management
Planning & Decision Making
Customer Centricity
Ownership & Result Orientation
الوصف الوظيفي
ملخص الوظيفة
مساعدة الإدارة المالية في مهام متنوعة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الواجبات التشغيلية والمعاملات.
الأدوار والمسؤوليات
- إضافة/حذف وصيانة الأصول الثابتة
- تقديم المشورة بشأن الاستحقاقات لبنود مصروفات معينة
- الاتفاق على تواريخ محددة مع مندوب المبيعات بشأن التحصيل والمتابعة بعد المراجعة لأغراض التحصيل
- فحص واعتماد مصاريف الموظفين
- ترحيل مذكرات الائتمان
- زيارة العملاء وبناء علاقات مع الإدارة المالية للعملاء
- التعامل مع حالات ذمم العملاء المدينة المتعثرة
- إعداد تقارير التكاليف العامة (OH) لمركز التكلفة لكل قسم
- ذمم الموظفين المدينة
- متابعة تحصيل الفواتير المتأخرة
- توقع التحويلات المصرفية والتدفق النقدي
- مراجعة وتسوية حسابات دفتر الأستاذ العام (GL) ومراكز التكلفة
- معالجة إيصالات الاستلام (RV) عبر الأجهزة المحمولة باليد (HHT) وترحيل وتخصيص إيصالات الاستلام اليدوية
- إدخال مصاريف الاستيراد من مصادر مختلفة إلى حسابات الموردين (AP)، وتشغيل اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، والتحقق من المعاملة وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام
- بدء ومراجعة وقبول المعاملات بين الشركات الشقيقة
- إدارة ائتمان ومدفوعات الشركات الشقيقة
- حجز الفواتير
- معالجة القضايا القانونية للعملاء
- الحفاظ على العلاقات مع الدوائر الحكومية والشرطة
- الحفاظ على بيانات TMI/CMI والتحميل على وحدات الأعمال (BU)
- إدخال إيصالات الاستلام اليدوية لعملاء الحسابات الرئيسية بشكل يومي
- قيود وعمليات إغلاق نهاية الشهر لحسابات الموردين (AP) ودفتر الأستاذ العام (GL) والأصول الثابتة (FA)
- استحقاقات نهاية الشهر وإعداد التقارير المخصصة
- تقارير الإدارة المالية الشهرية (MIS) والملاحق والجداول ذات الصلة
- تنظيف حسابات الذمم المدينة (AR) أثناء المراجعة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- أعمال قانونية أخرى – تصاريح البلدية وما إلى ذلك
- تسجيل قيود اليومية في نهاية الشهر
- إعداد جداول الميزانية العمومية
- تخصيص وتسوية الإيصالات
- مراجعة الذمم المدينة
- الاستجابة لمتطلبات/توضيحات البيانات المخصصة
- مسؤول عن تتبع المدفوعات ونظافة حسابات الذمم المدينة للعملاء
- مسؤول عن تتبع المدفوعات ونظافة حسابات الذمم المدينة للعملاء
- مراجعة المبيعات
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- دقة الاستحقاقات
- دقة التقارير المخصصة
- دقة إعداد التقارير المخصصة
- نظافة حسابات الذمم المدينة (AR)
- دقة تقدير التدفق النقدي
- إغلاق القضايا القانونية ضمن الإطار الزمني المتفق عليه
- مبادرات توفير التكاليف - تأثير إيجابي على صافي الربح
- دقة محاسبة مراكز التكلفة
- كفاءة تسوية حسابات العملاء
- دقة الإغلاق - نهاية الشهر ونهاية العام
- نسبة التأخير • كفاءة العمليات
- الاستردادات من القضايا القانونية
- قيمة المبيعات
- قوة الضوابط الداخلية
- تقديم القضايا ومتابعتها في الوقت المناسب
- التحميل في الوقت المناسب على الشركات الشقيقة لـ TMI
- إغلاق دفاتر الحسابات الشهرية في الوقت المناسب
- إعداد التقارير المالية للإدارة في الوقت المناسب
- قيمة مستحقات الموردين التي لم يتم سدادها ضمن تواريخ الاستحقاق
- تسويات الموردين - نسبة تغطية الموردين
- حجم/دقة الفواتير التي تمت معالجتها
- دعم فريق المبيعات في التحصيلات
- اختبار والتحقق من المشكلات والتطورات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات
- تحميل TMI على الشركات الشقيقة
- إلغاء حظر طلبات المبيعات
- تسويات أرصدة الموردين
- إدارة ائتمان ومدفوعات الموردين
- تقارير رأس المال العامل
متطلبات الخبرة العملية
5 سنوات فما فوق في الوظائف المالية لشركات السلع الاستهلاكية سريعة الدوران (FMCG)
المؤهلات
- ICWA، بكالوريوس تجارة، ماجستير إدارة أعمال/ماجستير تجارة
- ACCA، CPA
الكفاءات
المعايير والممارسات المحاسبية
الامتثال المالي
إعداد الميزانية
التخطيط والتحليل المالي
التوثيق وإعداد التقارير
التواصل الفعال
إدارة الذات والفريق
التخطيط واتخاذ القرار
التركيز على العميل
الملكية وتوجيه النتائج