أ) مدير إداري أول
1) درجة البكالوريوس من جامعة مدتها ثلاث سنوات أو أكثر؛ تعتبر درجة الماجستير ميزة إضافية.
2) ما لا يقل عن 10 سنوات من الخبرة الإدارية الشاملة، بما في ذلك 3 سنوات على الأقل من الخبرة العملية في دول مجلس التعاون الخليجي.
3) يفضل بشدة وجود خبرة في قيادة فريق إداري يتكون من 5 إلى 10 موظفين أو أكثر.
4) يفضل وجود خبرة إدارية واسعة في قطاع الهندسة والمشتريات والبناء (EPC) أو الإنشاءات أو الهندسة أو البتروكيماويات.
5) مهارات قوية في القيادة والتخطيط والتحليل وتحسين العمليات.
6) قدرة مثبتة على وضع وتنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) والأنظمة الإدارية.
7) قيادة الوظيفة الإدارية والفريق، بما في ذلك تخطيط العمل وتوزيع المهام ومراقبة الأداء وتطوير الموظفين.
8) تحديد نطاق الخدمات الإدارية ووضع وتنفيذ وتحسين إجراءات التشغيل القياسية والسياسات وسير العمل والضوابط الداخلية بشكل مستمر.
9) الإشراف على العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك إدارة المكاتب والمرافق، ودعم الموظفين، والسفر، والإقامة، والنقل، وأسطول المركبات، ومراقبة الوثائق، وتنسيق الموردين.
10) تنسيق التخطيط النقدي للكيان في عمان والضوابط المالية الإدارية، بما في ذلك مراقبة الميزانية، وتوقعات التدفق النقدي، وجداول الدفع، وتتبع النفقات، وإعداد التقارير الإدارية.
11) تقديم دعم إداري فعال وفي الوقت المناسب لفرق تنفيذ المشاريع، وفرق المناقصات والعطاءات، وإدارة العمليات، ومديري المقر الرئيسي.
12) التأكد من أن التقارير والمراسلات التجارية والوثائق الإدارية دقيقة وكاملة ومعدة باحترافية باللغة الإنجليزية.
13) سيقود المدير الإداري الأول الوظيفة الإدارية الشاملة للكيان في عمان. يتطلب هذا الدور قائداً ذا خبرة ومنهجية يمكنه إدارة فريق إداري، ووضع وتحسين الإجراءات، والإشراف على الضوابط الإدارية والمالية للكيان.
ب) مساعد مدير الإدارة والحسابات
1) درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو التجارة أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة؛ تعتبر درجة الماجستير ميزة إضافية.
2) ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية والمحاسبية ذات الصلة، بما في ذلك 3 سنوات على الأقل من الخبرة العملية في دول مجلس التعاون الخليجي.
3) تعتبر الخبرة في قطاع الهندسة والمشتريات والبناء (EPC) أو الإنشاءات أو الهندسة أو البتروكيماويات ميزة إضافية.
4) خبرة عملية في الحسابات الدائنة والمدينة، والتسويات المصرفية، والتقارير المالية، والميزانية، وإدارة النقد.
5) قدرة رقمية قوية، مع القدرة على الحساب بسرعة ودقة وتحليل البيانات المالية بفعالية.
6) اهتمام ممتاز بالتفاصيل وسجل ثابت من الدقة في التعامل مع الأرقام والتقارير والوثائق الداعمة.
7) تفكير تحليلي وموجه نحو العمليات، مع القدرة والدافع لتعلم مهام جديدة والمساعدة في وضع الإجراءات.
8) إجادة اللغة الإنجليزية المتقدمة للتحدث والمراسلات وإعداد التقارير والتعامل مع وثائق الأعمال والعقود والمحاسبة.
9) معرفة عملية قوية ببرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة إكسيل. مطلوب خبرة في برامج المحاسبة مثل Tally.
10) يجب على المتقدمين ذكر الاسم الدقيق لجامعتهم ومجال دراستهم في سيرتهم الذاتية.
11) دعم المدير الإداري الأول في تنسيق ومراقبة العمل اليومي للفريق الإداري.
12) المساعدة في تطوير وتوثيق وتنفيذ وصيانة إجراءات التشغيل القياسية والنماذج وقوائم المراجعة وسير العمل الإداري.
13) تنسيق خدمات المكاتب والمرافق ودعم الموظفين والسفر والإقامة والنقل والأسطول والسجلات والمسائل المتعلقة بالموردين.
14) الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والوثائق الداعمة، والتعامل مع أنشطة الحسابات الدائنة والمدينة.
15) مراجعة الفواتير ووثائق الدفع، وإعداد قسائم الدفع، والحفاظ على سجلات نقدية ومدفوعات دقيقة.
16) إعداد التسويات المصرفية والتقارير المحاسبية الدورية، ودعم أنشطة إقفال نهاية الشهر.
17) المساعدة في تتبع الميزانية، ومراقبة التدفق النقدي، وسجلات الرواتب، ووثائق ضريبة القيمة المضافة، ومتطلبات التدقيق.
18) تنسيق المسائل المحاسبية والإدارية مع المدير الإداري الأول والمقر الرئيسي وفرق المشاريع والأطراف الخارجية ذات الصلة.
19) استخدام برامج المحاسبة مثل Tally (يفضل وجود خبرة ولكنها ليست مطلوبة) وبرنامج MS Excel للحفاظ على بيانات مالية دقيقة ومنظمة بشكل جيد.
ملف المرشح المطلوب
A) Senior Admin Manager
1) A bachelor s degree from a three-year university or higher; a master s degree is an advantage.
2) At least 10 years of overall administrative experience, including at least 3 years of work experience in the GCC.
3) Experience leading an administrative team of 5 10 employees or more is strongly preferred.
4) Broad administrative experience in the EPC, construction, engineering, or petrochemical industry is preferred.
5) Strong leadership, planning, analytical, and process-improvement skills.
6) Proven ability to establish and implement SOPs and administrative systems.
7) Lead the administrative function and team, including work planning, task allocation, performance monitoring, and staff development.
8) Define the scope of administrative services and establish, implement, and continuously improve SOPs, policies, workflows, and internal controls.
9) Oversee daily administrative operations, including office and facility management, employee support, travel, accommodation, transportation, fleet, document control, and vendor coordination.
10) Coordinate the Oman entity s cash planning and administrative financial controls, including budget monitoring, cash-flow forecasting, payment schedules, expenditure tracking, and management reporting.
11) Provide timely and effective administrative support to project execution teams, tender and bid teams, operations management, and headquarters executives.
12) Ensure reports, business correspondence, and administrative documents are accurate, complete, and professionally prepared in English.
13) The Senior Admin Manager will lead the overall administrative function of the Oman entity. This role requires an experienced and systematic leader who can manage an administrative team, establish and improve procedures, and oversee the entity s administrative and financial controls.
B) Assistant Manager Administration & Accounts
1) A bachelor s degree in Accounting, Finance, Commerce, Business Administration, or a related field; a master s degree is an advantage.
2) At least 5 years of relevant administrative and accounting experience, including at least 3 years of work experience in the GCC.
3) Experience in the EPC, construction, engineering, or petrochemical industry is an advantage.
4) Practical experience in accounts payable and receivable, bank reconciliation, financial reporting, budgeting, and cash management.
5) Strong numerical ability, with the ability to calculate quickly and accurately and analyze financial data effectively.
6) Excellent attention to detail and a consistent record of accuracy in handling figures, reports, and supporting documents.
7) Process-oriented and analytical thinking, with the ability and motivation to learn new tasks and help establish procedures.
8) Advanced English proficiency for speaking, correspondence, reporting, and handling business, contract, and accounting documents.
9) Strong working knowledge of MS Office, particularly Excel. Experience with accounting software such as Tally is required.
10) Applicants must state the exact name of their university and field of study in their CV.
11) Support the Senior Admin Manager in coordinating and monitoring the administrative team s daily work.
12) Help develop, document, implement, and maintain SOPs, forms, checklists, and administrative workflows.
13) Coordinate office services, facilities, employee support, travel, accommodation, transportation, fleet, records, and vendor-related matters.
14) Maintain accounting records and supporting documents, and handle accounts payable and receivable activities.
15) Review invoices and payment documents, prepare payment vouchers, and maintain accurate cash and payment records.
16) Prepare bank reconciliations and periodic accounting reports, and support month-end closing activities.
17) Assist with budget tracking, cash-flow monitoring, payroll records, VAT documentation, and audit requirements.
18) Coordinate accounting and administrative matters with the Senior Admin Manager, headquarters, project teams, and relevant external parties.
19) Use accounting software such as Tally (experience preferred but not required) and MS Excel to maintain accurate and well-organized financial data.
Desired Candidate Profile