الوصف الوظيفي
ملخص الوظيفة
مساعدة الإدارة المالية في مهام متنوعة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الواجبات التشغيلية والمعاملات.
الأدوار والمسؤوليات
- إضافة/حذف وصيانة الأصول الثابتة
- تقديم المشورة بشأن الاستحقاقات لبنود مصروفات معينة
- الاتفاق على تواريخ محددة مع مندوب المبيعات بشأن التحصيل والمتابعة بعد المراجعة لأغراض التحصيل
- فحص واعتماد مصاريف الموظفين
- ترحيل مذكرات الائتمان
- زيارة العملاء وبناء علاقات مع الإدارة المالية للعملاء
- التعامل مع حالات ذمم العملاء المدينة المتعثرة
- إعداد تقارير التكاليف العامة (OH) لمركز التكلفة لكل قسم
- ذمم الموظفين المدينة
- متابعة تحصيل الفواتير المتأخرة
- توقع التحويلات المصرفية والتدفق النقدي
- مراجعة وتسوية حسابات دفتر الأستاذ العام (GL) ومراكز التكلفة
- معالجة إيصالات الاستلام (RV) عبر الأجهزة المحمولة باليد (HHT) وترحيل وتخصيص إيصالات الاستلام اليدوية
- إدخال مصاريف الاستيراد من مصادر مختلفة إلى حسابات الموردين (AP)، وتشغيل اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، والتحقق من المعاملة وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام
- بدء ومراجعة وقبول المعاملات بين الشركات الشقيقة
- إدارة ائتمان ومدفوعات الشركات الشقيقة
- حجز الفواتير
- معالجة القضايا القانونية للعملاء
- الحفاظ على العلاقات مع الدوائر الحكومية والشرطة
- الحفاظ على بيانات TMI/CMI والتحميل على وحدات الأعمال (BU)
- إدخال إيصالات الاستلام اليدوية لعملاء الحسابات الرئيسية بشكل يومي
- قيود وعمليات إغلاق نهاية الشهر لحسابات الموردين (AP) ودفتر الأستاذ العام (GL) والأصول الثابتة (FA)
- استحقاقات نهاية الشهر وإعداد التقارير المخصصة
- تقارير الإدارة المالية الشهرية (MIS) والملاحق والجداول ذات الصلة
- تنظيف حسابات الذمم المدينة (AR) أثناء المراجعة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- أعمال قانونية أخرى – تصاريح البلدية وما إلى ذلك
- تسجيل قيود اليومية في نهاية الشهر
- إعداد جداول الميزانية العمومية
- تخصيص وتسوية الإيصالات
- مراجعة الذمم المدينة
- الاستجابة لمتطلبات/توضيحات البيانات المخصصة
- مسؤول عن تتبع المدفوعات ونظافة حسابات الذمم المدينة للعملاء
- مسؤول عن تتبع المدفوعات ونظافة حسابات الذمم المدينة للعملاء
- مراجعة المبيعات
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- دقة الاستحقاقات
- دقة التقارير المخصصة
- دقة إعداد التقارير المخصصة
- نظافة حسابات الذمم المدينة (AR)
- دقة تقدير التدفق النقدي
- إغلاق القضايا القانونية ضمن الإطار الزمني المتفق عليه
- مبادرات توفير التكاليف - تأثير إيجابي على صافي الربح
- دقة محاسبة مراكز التكلفة
- كفاءة تسوية حسابات العملاء
- دقة الإغلاق - نهاية الشهر ونهاية العام
- نسبة التأخير • كفاءة العمليات
- الاستردادات من القضايا القانونية
- قيمة المبيعات
- قوة الضوابط الداخلية
- تقديم القضايا ومتابعتها في الوقت المناسب
- التحميل في الوقت المناسب على الشركات الشقيقة لـ TMI
- إغلاق دفاتر الحسابات الشهرية في الوقت المناسب
- إعداد التقارير المالية للإدارة في الوقت المناسب
- قيمة مستحقات الموردين التي لم يتم سدادها ضمن تواريخ الاستحقاق
- تسويات الموردين - نسبة تغطية الموردين
- حجم/دقة الفواتير التي تمت معالجتها
- دعم فريق المبيعات في التحصيلات
- اختبار والتحقق من المشكلات والتطورات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات
- تحميل TMI على الشركات الشقيقة
- إلغاء حظر طلبات المبيعات
- تسويات أرصدة الموردين
- إدارة ائتمان ومدفوعات الموردين
- تقارير رأس المال العامل
متطلبات الخبرة العملية
5 سنوات فما فوق في الوظائف المالية لشركات السلع الاستهلاكية سريعة الدوران (FMCG)
المؤهلات
- ICWA، بكالوريوس تجارة، ماجستير إدارة أعمال/ماجستير تجارة
- ACCA، CPA
الكفاءات
المعايير والممارسات المحاسبية
الامتثال المالي
إعداد الميزانية
التخطيط والتحليل المالي
التوثيق وإعداد التقارير
التواصل الفعال
إدارة الذات والفريق
التخطيط واتخاذ القرار
التركيز على العميل
الملكية وتوجيه النتائج
Job description
Job Summary
Assisting the finance management in various tasks including but not limited to transactional and operations duties.
Roles & Responsibilities
- Addition/Deletion and Maintain Fixed assets
- Advising on Accruals for certain expense heads
- Agreeing on firm dates with salesman on recovery and follow up on the same after review for collection
- Check and approve employees expenses
- Credit notes posting
- Customer visit and relationship building with Customer Finance department
- Dealing problematic customer receivable cases
- Department wise cost center OH reporting
- Employee Receivables
- Follow up the collections of overdue invoices.
- Forecast Bank remittances and Cash Flow
- GL and cost center wise review and reconciliation
- HHT RV Processing & manual RV posting and allocation
- Import expenses hit through various sources to AP, run SLA, verify the transaction and post to GL
- Initiate, review and accept intercompany transactions
- Intercompany Credit management and payment
- Invoice booking
- Legal case handling for customers
- Maintaining relationship with government departments and Police
- Maintaining TMI/CMI data & Charge to BU
- Manual RV's for Key Account customers to be entered on a daily basis
- Month end closing entries and processes for AP/GL/FA
- Month-end Accruals and ad-hoc reporting
- Monthly MIS and related Annexure and Schedule
- AR clean up during the review in ERP
- Other legal work – Municipality permissions etc.
- Passing Journal Vouchers at month-end
- Preparation of BS Schedules
- Receipt Allocation & Reconciliation
- Receivable Review
- Respond to Ad-hoc data requirements/clarifications
- Responsible for payments tracking and AR hygiene for the customers
- Responsible for payments tracking and AR hygiene for the customers
- Sales Review
KPIs
- Accrual Accuracy
- Accuracy of Ad-hoc reporting
- Ad-hoc Reporting accuracy
- AR Hygiene
- Cash Flow Estimation Accuracy
- Closure of legal cases within agreed timeline
- Cost Savings Initiatives – Positive Impact on bottom-line
- Cost-center accounting accuracy
- Customer reconciliation efficiency
- Cut-off Accuracy – Month-end and year-end
- Overdue % • Process Efficiency
- Recoveries from legal cases
- Sales Value
- Strength of Internal Controls
- Timely case filing and tracking
- Timely charging to inter-company for TMI
- Timely closure of month books of accounts
- Timely Financial Reporting to Management
- Value of Vendor over-dues not paid off within due dates
- Vendor Reconciliations - % Vendor Coverage
- Volume/Accuracy of invoices processed
- Support to sales team for collections
- Testing and validating IT related issues and developments
- TMI charging to Intercompany
- Unblocking of Sales Order basis
- Vendor Balance reconciliations
- Vendor Credit management and payment
- Working Capital reports
Work Experience Requirement
5 years + in FMCG financial function
Qualification
- ICWA, B. Com, MBA/MCOM
- ACCA, CPA
Competencies
Accounting Standards and Practices
Financial Compliance
Budgeting
Financial planning and Analysis
Documentation and Reporting
Communicating effectively
Self and Team Management
Planning & Decision Making
Customer Centricity
Ownership & Result Orientation